PERAN PERANTARA BAGI EFEKTIVITAS KINERJA PROYEK

Manajemen proyek terbentuk dari serangkaian perangkat perantara yang telah terbangun dalam organisasi yang masa kini. Perangkat perantara yang dimaksud adalah organisai formal dan informal, telah medorong terjadinya uji coba dalam kegiatan pengintegrasian atau penyatuan antar struktur-struktur dalam organisasi tersebut. Menurut Galbraith (dalam Cleland:19), perangkat perantara dalam organisasi, tersebut adalah:
1. perantara individual (individual liaison) yakni orang yang merasa perlunya kerja sama dan memelihara hubungan dangan orang lain dalam organisasi yang mempunyai kepentingan yang berlainan satu sama lain. Pihak perantara model ini biasanya termotivasi diri untuk melakukan hal-hal tersebut.
2. komite khusus (standing committees) yakni pihak yang digunakan untuk memperluas kegiatan penyatuan organisasi. Komite ini ditemukan pada semua tingkatan organisasi. Pada manajemen puncak (top management) komite model ini dikenal sebagai eksekutif majemuk (plural executives). Pihak eksekutif majemuk akan membawa sinergi dalam pemuatand an pelaksanaan keputusan-keputusan strategis dan tujuan-tujuan operasional bagi organisasi.
3. manajer-manajer produksi (Product Manager) yakni pihak yang ditunjuk untuk bertindak sebagai titik yang sangat penting (focal point) bagi pemasaran dan penjual produk. Pada umumnya, para manajer produksi, tidak memiliki tim khusus yang mendukung langsung pada kegiatannya, tetapi untuk koordinasi, manajer-manajer produksi dapat bekerja sama individu yang merupakan kunci dalam kegiatan organisasi.
4. unit manajerial perantara (managerial liaison) yaitu pihak manajer atau penyelia yang ditunjuk secara formal dalam organisasi untuk bertanggungjawab akan sejumlah orang yang menjadi bawahannya, melalui pengarahan bagi bagi unit organisasinya dan menghasilkan kebijakan penyeliaan bagi para bawahannya. Pada saat organsiasi tersebut berkembang luas dalam ukuran dan pekerjaanya menjadi semikin kompleks atau beragam, maka diperlukan tambahan manajer-manajer yang akan menghasilkan penciptaan rantai komando sehingga memperbesar struktur manajemen yang perlu dijembatani oleh unit manajerial perantara.
5. gugus tugas (task force) yakni kelompok yang digunakan untuk mengarahkan organisasinya pada tujuan utama organisasinya. Gugus tugas ini bekerja atau diadakan hanya untuk jangka waktu pendek. Anggota-anggota yang ditunjuk untuk masuk ke dalam gugus tugas, ditugaskan untuk menangani masalah-masalah atau kesempatan-kesempatan kerja. Selama dalam gugus tugas, anggota-anggotanya harus melaporkan hasil tugas-tugasnya ke organisasi asalnya dan sekaligus kepada ketua gugus tugas. Ketika tujuan diadannya gugus tugas tersebut tercapai, maka gugus tugas tersebut dibubarkan.
6. pereka teknik proyek (project engineer), juga oleh keadaan ataupun situasi yang berkembang dibentuk untuk menjadi peran pengintegrasi bidang teknis dalam rancangan dan proses perkembangan. Posisi ini terbentuk dalam organisasi kontemporar, didalam pekerjaannya uantuk menghasilkan produk melalui berbagai tahapan teknis rekayasa dari rancangan awal sampai pada pembuatan produk proyek atau konstruksi proyek.
7. perantara proyek (liaison position). Pada saat hubungan kerja dibuka dan dilakukan dalam rangka pengerjaan dan penyelesaisan proyek dalam rangka koordinasi berbagai kegiatan organisasi proyek, maka posisi perantara proyek secara formal diadakan untuk menyelaraskan (sinergi) dan komunikasi yang efektif antar unit. Pada umumnya posisi ini tidak mempunyai kewenangan formal terhadap unit organisasi, tetapi peran perantara proyek ini diharapkan untuk membuka dan m,enjembatani komunikasi, mengkoordinasikan antarunit, antar kelompok atau antarindividu kemudian merangkum kesemua unsure tersebutdan secaar informal menyatukan pekerjaan antar unit. perantara proyek (liaison project) misalnya, para sekretaris proyek, bendahara proyek, asisten manajer proyek, mandor proyek dan sebagainya.
8. Tim-tim (teams). Adanya tim-tim proyek dalam manajemen yang ditandai keberadaannya dengan adanya beragam wewenang, tanggungjawab, adan hubungan yang dapat dipertanggungjawabkan (accountability relationship) akan menciptakan pembuatan keputusan bersama atau musyawarah (shared decision), hasil dan penghargaan. Contoh dari tim proyek yang dapat berperan sebagai salah satu mediator atau perantara antarunit atau antarindividu dalam organisasi proyek adalah tim-tim proyek, tim-tim perekayasa proyek (project engineering teams) dan gugus tugas, tim-tim produksi, siklus kualitas tim-tim rancang produk dan tim-tim manajemen krisis. Tim-tim kecil organisasi proyek dan unit-unit yang ada akibat desentralisasi organisasi merupakan bagian yang vital bagi kinerja organisasi. Oleh sebab itu, keberadaan tim-tim kecil dalam organisasi proyek menjadi peranngkat mediator organisasi proyek yang efektif, dimana kegiatan-kegiatannya akan memacu efektivitas komunikasi berbagai arah, koordinasi dan pembagian pengetahuan (shared knowledge) yang bernilai tambah bagi tiap anggota tim dan organisasi proyek itu sendiri. Contoh di pada pembuatan pesawat CN-235 buatan IPTN, dimana tim-tim teknis proyek saling berbagi pengetahuan dengan mengedepankan asas profesionalisme dan kemitraan.


Penjadwalan Proyek

Dalam melakukan kegiatan perencanaan, pengawasan, pengontrolan serta evaluasi memiliki peran yang sangat penting. Ada beberapa sistem dalam penjadwalan kegiatan/proyek yaitu Penjadwalan Gantt (Gantt Charts), penjadwalan Milestone (Milestone Charts), dan Penjadwalan dengan metode jaringan kerja (PERT/CPM). Saudara mahasiswa, penjadwalan proyek adalah salah satu aspek penting dari perencanaan di mana penjadwalan lebih menitik beratkan kepada pendeteksian tentang apa yang mesti dilakukan, kapan mesti dimulai dan diharapkan selesai. Penjadwalan proyek sangat membantu melaksanakan, memonitor dan mengevaluasi poyek. Suatu jadwal proyek yang dipersiapkan atas dasar ciri-ciri dan kegiatan proyek akan mempermudah pelaksanaan. Pada umumnya hakekat dari penjadwalan adalah sama, namun walaupun hakekatnya sama tapi ada beberapa sistem penjadwalan yang cukup populer saat ini diterapkan di berbagai kegiatan dan proyek. Menurut Firman B. Aji (1984:115) mengatakan langkah-langkah pembuatan suatu bagan penjadwalan proyek adalah sebagai berikut : 1. Tentukan tingkat kedetailan dari kegiatan proyek yang akan dimasukkan dan ditunjukkan dalan bagan. 2. Identifikasikan urutan logis dari aneka ragam tugas-tugas dan kegitan yang akan dikerjakan. 3. Perkirakan lamanya waktu untuk setiap kegiatan dan penugasan dengan suatu anggapan bila kegiatan tersebut ada ahli yang melakukan. 4. Buatlah penjadwalan dalam bentuk draft atas dasar tahun kalender atau tahun anggaran. 5. Diskusikan penjadwalan draft tersebut dengan wakil dari unit-unit yang terkait dengan proyek bersangkutan. 6. Kembangkan penjadwalan akhir yang lebih realistis atas dasar langkah-langkah sebelumnya. 7. Adakan perubahan-perubahan serta perbaikan-perbaikan tentang hal-hal yang membutuhkan keputusan dan konsensus dari pihak-pihak lain. Penjadwalan Gantt (Gantt Charts) digunakan untuk membuat suatu jadwal pada tingkat program atau untuk beberapa proyek terpadu dan dalam jangka menengah, misalnya 2-3 tahun. Gantt Charts berguna sekali untuk menjelaskan garis besar dan status proyek bagi manajemen sebagai bahan diskusi, bahan untuk penyesuaian rencana dan juga untuk tujuan pengendalian. Keuntungan pengunaan Gantt Charts : 1. Penampilan sederhana 2. Tidak rumit 3. Mudah membuatnya 4. Mudah menghitung lamanya waktu 5. Perkmbangan proyek mudah diperkirakan. 6. Bagannya kecil 7. Mudah dimengerti oleh para ahli/non ahli. Kelemahan penggunaan Gantt Charts: 1. Terlalu sederhana bagi proyek besar 2. Indikator pelaksanaan kritis tidak tampak 3. Hubungan antar kegiatan tidak tampak 4. Sulit untuk mengecek ketepatan 5. Sulit untuk merubah sesuai dengan perkembangan. Untuk sistem penjadwalan yang lainnya akan diulas pada tahap berikutnya.


SIKLUS PROYEK

Proyek merupakan suatu rangkaian kegiatan yang direncanakan yang di dalamnya menggunakan masukan (input), untuk mendapatkan manfaat (benefit) atau hasil (return) di masa yang akan datang. Sebelum melaksanakan proyek, dilakukan evaluasi atau analisis. Analisis adalah suatu penilaian untuk mempertimbangkan keuntungan dan kerugian dari proyek. Evaluasi ini dapat digunakan sebagai alat prncanaan dalam pengmbilan keputusan, apakah poyek tersebut dilaksanakan atau tidak. Siklus suatu proyek ada enam tahap yaitu :
1. Tahap identfikasi, yaitu menentukan calon-calon poyek yang perlu dipertimbangkan untuk dilaksanakan,
2. Tahap formulasi yaitu penyusunan dengan melakukan prastudi kelayakan dengan menliti sejauhmana calon-calon proyek tersebut dapat dilaksanakan menurut aspek –aspek teknis, administratif, organisasi, komersial dan ekonomi.
3. Tahap analisis, yaitu mengadakan penilaian terhadap laporan studi kelayakan yang ada.
4. Tahap implementasi, artinya tahap pelaksanaan proyek. Dalam tahap ini tanggungjawab utama dari para perncana serta penilai proyek adalah mengadakan pengawasan terhadap plaksanaan pembangunan fisik poyek agar sesuai dengan final designya.
5. Tahap operasi, tahap ini mempertimbangkan penggunaan metode-metode pembuatan laporan .
6. Tahap evaluasi adalah evaluasi hasil-hasil pelaksanan proyek berdasarkan laporan-laporan yang masuk pada tahap-tahap sebelumnya.. Dalam tahap ini membandingkan antara yang direncanakan dengan hasil yang dicapai.


Beberapa aspek dalam analisis proyek
Ada beberapa aspek dalam analisis proyek,
1. Aspek teknis
2. Aspek manajerial dan administrasi
3. Aspek organisasi
4. Aspek komersial
5. Aspek finansial
6. Aspek ekonomi
Dalam evaluasi proyek biasanya diadakan dua macam analisis yaitu analisis finansial dan anlisis ekonomi
1. Analisis finansial
analisis ini dilihat dari sudut orang yang menanam modal dalam proyek atau berkepentingan langsung dalam proyek. Dalam analisis ini yang diperhatikan adalah hasil untuk modal saham yang ditanam dalam proyek.
2. Analisis ekonomi adalah analisis dilihat dari sudut perekonomian sebagai suatu keseluruhan. Dalam analisis ini yang diperhatikan adalah hasil total atau produktivitas dari semua sumber yang dipakai dalam poyek untuk masyarakat atau perekonomian, tanpa melihat siapa yang menyediakan sumber-sumber tersebut dan siapa yang menerima hasilnya.



Manfaat Proyek
Manfaat proyek dapat dibagi dalam 3 kategori
1. manfaat langsung
2. manfaat tidak langsung, dan
3. manfaat yang tidak dapat dinyatakan dengan jelas (intangible)

1. Manfaat langsung dapat berupa :
a. kenaikan dalam nilai hasil/output dapat disebabkan oleh hal-hal :
1. kenaikan dalam produk fisik
2. perbaikan mutu produk
3. perubahan dalam lokasi dan waktu penjualan
4. perubahan dalam bentuk (grading and processing )
b. Penurunan biaya dapat berupa :
1. keuntungan dari mekanisasi
2. Penurunan biaya pengangkutan
3. Penurunan atau penghindaran kerugian

Manfaat tidak langsung adalah manfaat yang timbul karena adanya realisasi sesuatu proyek.

Manfaat yang tidak dapat dinyatakan dengan jelas adalah manfaat yang sulit dinilai dengan uang.



Perencanaan Evaluasi Proyek
Setelah membahas mengenai lingkup manajemen proyek pada bab ini akan dibahas mengenai keterkaitan perencanaan dan evaluasi. Evaluasi suatu proyek dimaksudkan untuk dapat menghasilkan perencanaan dan pelaksanaan selanjutnya dari proyek tersebut. Evaluasi pelaksanaan proyek dapat dilakukan dengan baik apabila didasarkan kepada sutu perencanaan proyek yang baik pula.

Unsur-unsur evaluasi yang sudah tersurat di dalam Kerangka Logis Rancangan Proyek merupakan sutu syarat untuk suatu evaluasi yang baik. Agar Kerangka Logis Rancangan Proyek dapat dilaksanakan dimasukkan unsur-unsur evaluasi . Untuk itu perlu dibuat suatu pedoman atau petunjuk atau suatu matriks yang akan memberikan arah berfikir dan bertindak bagi pelaksanaan evaluasi. Untuk keperluan tersebut dibuatlah matriks yang terdiri dari minimal dua kolom vertikal dan enam kolom horisontal . Kolom vertikal pertama terdiri dari enam kolom, yaitu (a) jumlah evaluasi dn waktu evaluasi dalam tanggal, bulan dan tahun. (b) alasan evaluasi (c) Masalah dan kegiatan pelaksanaan proyek yang akan dievaluasi (d) metode pelaksanaan evaluasi yang dipilih (e) jumlah biaya dan sumber dana bagi evaluasi tersebut.

Dengan demikian evaluasi proyek memiliki beberapa pengertian dasar diantaranya :
(1) Perencanaan diselenggarakan melalui pendekatan goal-oriented dan bukan budget oriented. Dalam arti umur proyek dihitung bukan tersedianya dana yang ada tetapi dari perhitungan wakru pelaksanaan kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan dan sasaran tertentu yang sudah jelas arahnya.
(2) Kegiatan evaluasi dilaksanakan sesuai dengan rencana yang sudah diterapkan.